RINGKASAN TENTANG SOP DAN PENJELASAN MENGENAI KERANGKA KERJA PADA PENGELOLAAN TI

PENGERTIAN TENTANG SOP

SOP (Standar operasional Prosedur) adalah suatu standar dan prosedur yang digunakan sebagai acuan dalam bekerja dan digunakan pula untuk mengukur kinerja atau sebagai tolok ukur dalam menilai kinerja pegawai di suatu perusahaan swasta maupun di suatu instansi pemerintahan, agar pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan standar dan prosedur yang ada dan yang digunakan oleh suatu perusahaan swasta maupun suatu instansi pemerintahan, maka kinerja maupun pekerjaan harus sesuai dengan SOP yang ada dan yang digunakan tersebut. Standar Operasional Prosedur (SOP) yang diterapkan dengan baik oleh suatu perusahaan maupun instansi pemerintahan, maka suatu perusahaan atau instansi pemerintahan dapat mencapai tujuannya dan bisa berhasil dan sukses. Banyak menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.

Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Pengertian SOP menurut Istyadi Insani, dalam bukunya yang berjudul standar operasional prosedur (SOP) sebagai pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi pemerintah menyatakan bahwa “Sop adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan. “(2010: 1). Adapun dalam definisi strategis dinyatakan bahwa kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan (meeting the needs of customers). 

Tujuan dan Fungsi dari SOP

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30):

1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan. 
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.

Sedangkan fungsi SOP adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:35):

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Pedoman / Kerangka Kerja pada Pengelolaan IT

Standar Pengelolaan Teknologi Informasi (TI) 

Saat ini, pengelolaan teknologi informasi (TI) di suatu organisasi tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Besarnya investasi organisasi pada TI menuntut organisasi untuk mengelola TI dengan lebih bijak dan teliti. Terkait dengan pengelolaan TI, terdapat banyak standard dan best practice yang sudah banyak diadopsi dan diterapkan oleh industri. Beberapa kerangka dan pedoman standard pada pengelolaan TI ini antara lain adalah CobIT, ITIL, ISO/IEC 38500, ISO/IEC 27001, CMMI, Balanced Scorecard, dan Six Sigma. Masing-masing standard, pedoman, maupun kerangka kerja tersebut memiliki cakupan dan persepsi yang berbeda-beda. Tata kelola Teknologi Informasi (TI) merupakan upaya menyeluruh pengelolaan asset dan proses pada TI di suatu organisasi. Menurut kerangka kerja CoBIT, domain yang dicakup pada tata kelola TI meliputi 4 area yaitu (1) align, plan and organize, (2) build, acquire and implement, (3) deliver, service and support, dan (4)monitor, evaluate and assess. Pada domain monitor, evaluate and assess, kehadiran SOP akan sangat membantu memonitor apakah suatu proses sudah berjalan sesuai dengan standard yang berlaku, serta apakah dapat memenuhi standar mutu tertentu. Oleh karena itu, kehadiran SOP merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelaksanaan tata kelola TI di suatu organisasi. 

1. Cobit

COBIT Framework dikembangkan oleh IT Governance Institute, sebuah organisasi yang melakukan studi tentang model pengelolaan TI yang berbasis di Amerika Serikat. COBIT berorientasi pada bisnis dan di-design dan dikerjakan tidak hanya oleh user dan auditor, tetapi juga sebuah panduan kemprehensif bagi pihak manajemen maupun pemilik bisnis proses tersebut. COBIT memberikan sebuah Maturity process untuk mengendalikan proses TI sehingga pihak manajemen dapat memetakan di mana posisi perusahaan tersebut, keadaan perusahaan sesuai tidaknya dengan class industry ataupun terhadap standar internasional, faktor kritikal sukses organisasi yang mendefinisikan prioritas manajemen TI yang harus didahulukan dan diimplementasikan atau dikendalikan dan menetapkan key goal indicator dan key performance indicator untuk menjadi landasan tolak ukur bagi mengukur keberhasilanTI dalam mencapai tujuan dan kesesuainnya dengan kebijakan organisasi.

2. ITIL

Teknologi Informasi Infrastructure Library (ITIL) adalah satu set konsep dan teknik untuk mengelola teknologi informasi (TI) infrastruktur, pengembangan, dan operasi. ITIL ® adalah pendekatan paling baik untuk layanan manajemen TI di dunia. ITIL menawarkan pendekatan berdasarkan best practice, yang diambil dari sektor publik dan swasta internasional. 

Manfaat ITIL :

Dengan menggunakan dasar pendekatan sistematis ITIL untuk manajemen layanan TI, ITIL menawarkan peningkatan pada sebuah perusahaan diantaranya:

• Peningkatan Return on Investment pada TI.
• Peningkatan Kapabilitas dan produktivitas.
• Peningkatan Kepuasan Pelanggan/Pengguna.
• Peningkatan Hasil Pemanfaatan aset.
• Peningkatan hubungan dan interaksi antara penyedia layanan TI dengan pengguna/pelanggan.
• Menjaga organisasi untuk mengimbangi perubahan terkini yang mendorong organisasi untuk terus berkembang.
• Integrasi Layanan TI

3. ISO/IEC 38500

Memberikan prinsip, definisi, dan model untuk membantu badan pemerintahan memahami pentingnya Teknologi Informasi (TI). Standar ini dimaksudkan untuk membantu semua jenis organisasi dalam mengevaluasi, mengarahkan, dan memantau penggunaan Teknologi Informasi (TI).
Tujuan standar ini adalah untuk mempromosikan penggunaan TI yang efektif, efisien dan dapat diterima di semua organisasi dengan memberi informasi dan membimbing badan pengatur dalam mengatur penggunaan TI dan menetapkan kosa kata tata kelola TI.

4. Capability Maturity Model Integration (CMMI)

Merupakan sebuah model yang dapat digunakan oleh organisasi untuk meningkatkan kualitas suatu produk atau servis. CMMI sendiri merupakan pengembangan dari Capability Maturity Model (CMM) yang dikembangkan oleh Software Enggineering Institution (SEI).
Pengembangan model yang dikembangkan oleh SEI berdasar pada pandangan mereka yaitu Kualitas sebuah sistem atau produk sangat dipengaruhi oleh kualitas dari  sebuah proses yang digunakan untuk mengembangkan dan mendasari sistem atau produk tersebut

5. Six Sigma

Six Sigma dimulai oleh Motorola ditahun 1980-an dimotori oleh salah seorang engineer disana bernama Bill Smith atas dukungan penuh CEO-nya Bob Galvin. Motorola menggunakan statistics tools diramu dengan ilmu manajemen menggunakan financial metrics (yaitu Return on Investment, ROI) sebagai salah satu metrics/alat ukur dari quality improvement process. Konsep ini kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh Dr. Mikel Harry dan Richard Schroeder yang lebih lanjut membuat metode ini mendapat sambutan luas dari petinggi Motorola dan perusahaan lain.2 Six Sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha mengurangi variasi proses (process variances) sekaligus mengurangi cacat (produk/jasa yang diluar spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan problem solving tools secara intensif. Secara harfiah, Six Sigma (6σ) adalah suatu besaran yang bisa kita terjemahkan secara gampang sebagai sebuah proses yang memiliki kemungkinan cacat (defects opportunity) sebanyak 3.4 buah dalam satu juta produk/jasa. Ada banyak kontroversi di sekitar penurunan angka Six Sigma menjadi 3.4 dpmo (defects per million opportunities). Namun bagi kita, yang penting intinya adalah Six Sigma sebagai metrics merupakan sebuah referensi untuk mencapai suatu keadaan yang nyaris bebas cacat. Dalam perkembangannya, 6σ bukan hanya sebuah metrics, namun telah berkembang menjadi sebuah metodologi dan bahkan strategi bisnis.